Hoe maak en verstuur ik een nieuwsbrief?

Deze blogpost helpt je niet om beter te presenteren, maar leert je wel om je onderzoek naar buiten te brengen met een digitale nieuwsbrief.

Denk daarbij niet alleen aan een simpele e-mail gevuld met nieuws (die vragen heel wat werk en worden niet vaak gelezen), maar ook aan mailings als:

1. Je doet praktisch onderzoek rond het telen van tomaten en wil een training organiseren voor geïnteresseerde boeren. Je wil de boeren dus contacteren.
2. Je wil mensen op de hoogte houden van de vorderingen, successen en evenementen van je onderzoeksgroep.
3. Je wil reclame maken voor een knap resultaat, een boek of een publicatie die je uitbracht.
4. Je wil je gebruikersgroep uitnodigen voor de volgende gebruikersgroepvergadering, maar liefst een beetje professioneel.
5. Je organiseert een congres en moet de deelnemers op de hoogte houden. Liefst zonder handmatig honderd verschillende mailtjes te sturen en te ontvangen.

Waarschijnlijk contacteer je die mensen nu al, maar ik gok dat je daarvoor een simpel tekstmailtje in Outlook gebruikt. Het is echter professioneler om een aantrekkelijke mailing met afbeeldingen, duidelijke links en zelfs video’s te versturen. Je krijgt onze mails toch ook niet als platte tekst in je mailbox?

Hoe je zo’n nieuwsbrief juist opstelt, leggen we je uit in deze blogpost. Het is te zeggen: wij proberen je te overtuigen van het nut en laten de technische uitleg over aan een handig filmpje.

Welke service?

Om te beginnen moet je een nieuwsbriefservice kiezen. Bij The Floor is Yours gebruiken we Mailchimp. De gratis versie laat je toe om 12.000 mails per maand te versturen naar een maximum van 2500 contacten. Dat lijkt ons voor een onderzoeksgroep meer dan voldoende! Er zijn andere diensten zoals bijvoorbeeld AWeber, maar die hebben enkel een betalend aanbod.

Disclaimer: even melden dat we geen geld krijgen van Mailchimp. We vinden het gewoon een handige service die onderzoekers in staat stelt om professioneel te communiceren.

Waarom zou je het gebruiken?

• Je doet aan professionele communicatie van je onderzoek(sgroep).
• Je kan de brief volledig vormgeven zoals jij wil. Met de juiste logo’s, kleuren en links.
• Al je contacten staan mooi bij elkaar. Je kan ook verschillende contactlijsten aanmaken om verschillende groepen gescheiden te houden. Zo hebben we bij The Floor is Yours een Nederlandse en een Engelse contactlijst én een lijst voor mensen die geïnteresseerd zijn in onze gratis wetenschappelijke Postercursus. Gedaan met zeventien verschillende Excels om al die mailadressen bij te houden!
• Je kan contacten gemakkelijk handmatig toevoegen of verwijderen.
• Mensen kunnen zichzelf uitschrijven als ze je communicatie niet meer willen ontvangen. Gedaan met ongeïnteresseerde mensen te spammen.
• Je krijgt heel wat statistieken. Je kan bijvoorbeeld zien hoeveel mensen je mail hebben opengeklikt. Zo weet je hoeveel bereik je mail heeft gehad en of je werk iets heeft opgeleverd.
• Als je een beetje handig bent, kan je gemakkelijk een inschrijfformulier toevoegen op je onderzoekswebsite. Zo kunnen geïnteresseerden mensen zichzelf inschrijven op je lijst.
• Het is ook erg handig als je een evenement organiseert: je kan instellen dat mensen die zich inschrijven automatisch een aantal mails (met bijvoorbeeld betalingsgegevens) ontvangen en je hebt altijd een up to date lijst van mensen die je op de hoogte moet houden van wijzigingen. Automatische mailings zijn wel een betalende optie binnen mailchimp, maar zo duur is het niet.

Waarom niet?

• Er kruipt wel wat tijd in het opstellen van je mailtemplate en je tekst.
• Als je maar vijf mensen moet contacteren, is het de moeite niet.
• Je mag niet van je communicatiedienst omdat ze die communicatie niet kunnen controleren (Valt te onderhandelen. Een gewone mail controleren ze toch ook niet?)

Geïnteresseerd om aan de slag te gaan?

Hoe je zo’n mailing/nieuwsbrief verstuurt met Mailchimp, zie je in onderstaand Engelstalig filmpje. Hieronder breek ik het filmpje op in de verschillende stukjes met daarnaast de tijdscode. Zo weet je direct waar je moet zijn. Je leert er onder andere:

• Hoe je een account aanmaakt (0:58)
• Wat je op het dashboard vindt (2:00)
• Hoe je contactlijsten aanmaakt en bestaande contacten importeert (uit bijvoorbeeld je Excel) (2:40)
• Hoe je een nieuwe mailing of campagne start en vormgeeft (6:15)
• Hoe je een bestaande campagne gebruikt om een nieuwe te maken (14:00)
• Waar je statistieken van je mailings vindt (hoeveel mensen hebben hem gelezen?). (15:20)
• Hoe je handmatig nieuwe contacten toevoegt aan je lijst. (17:11)
• Voor gevorderden: hoe je een inschrijfformulier maakt voor je website (18:15)

Probeer het eens. Het is de moeite!

Tot slot

Mailchimp is de perfecte tool voor een onderzoeksgroep die méér wil doen dan enkel een saai en plat Outlookmailtje uit te sturen. Volgens mij is het vooral zinvol om mensen op een professionele manier sporadisch te contacteren en op de hoogte te houden.

Wat ik niet echt aanraad, is om een vaste maandelijkse – of tweewekelijkse – nieuwsbrief met nieuws te versturen. Die brieven vragen vaak een grote inspanning voor een beperkte return en zijn soms moeilijk vol te houden. Beter om je communicatie te beperken tot wanneer het écht nuttig is.

Succes! En hou ons op de hoogte van het resultaat!

—————————————————————-

PS: ja, we weten dat er ook Twitter is om je onderzoeksgroep te profileren (als je dat doet: connecteer zeker met me op @ToonVerlinden), maar mail is nog steeds king of the hill als het aankomt op directe communicatie met je contactpersonen.