Een nieuwe presentatie maken doe je zo (stap voor stap) – Deel 2

Door

Recent herwerkten we onze mediaworkshop. We pasten niet zomaar een aantal slides aan, maar bouwden de hele presentatie van nul weer op. De stappen die ik daarvoor nam, deel ik graag want het kan jou in de toekomst zeker helpen als jij eens een nieuwe presentatie moet maken.

Omdat het een uitgebreide blogpost is, splitsen we hem in twee delen. Dit is het tweede deel. Lees deel 1 hier

In deel 1

  • verzamelden we alle informatie en schreven we onze ideeën uit op papier.
  • openden we PowerPoint en maakten we een aantal slides die een ruw overzicht geven van de structuur.
  • vulden we die structuur op met de informatie die we eerder verzamelden.

Stap 5. Aanvullen en oefeningen toevoegen

Het is belangrijk dat je op regelmatige tijdstippen oefeningen (of ruimer: interactie met je deelnemers) inlast. Het geeft hen iets te doen en voorkomt dat ze afgeleid raken.

Ik voegde in deze stap vijf verschillende oefeningen toe (zie rode kaders hieronder) en zorg dat ze voldoende verspreid komen door de workshop.

Geef je een gewone presentatie en zijn oefeningen niet echt aan de orde? Let er dan toch op dat je op regelmatige tijdstippen interactie inplant, zeker als je presentatie langer duurt dan 15 minuten. Dat kan bijvoorbeeld door vragen te stellen, verhalen te vertellen, filmpjes te tonen of een object te laten zien.

Zorg dat de interactie goed verdeeld zit door de presentatie. Veel onderzoekers stellen bij de opening van hun presentatie nog wel eens een vraag, maar betrekken hun publiek daarna niet meer.

Stap 6. Afwerken en (nog meer) aanvullen

Nu ik al een vrij solide basis voor mijn presentatie heb, ga ik nog eens door de papieren die ik in stap 1 opstelde. Ik kijk of er nog extra informatie is die ik wil toevoegen (dat is zo) en ik besteed meer aandacht aan het designen van de slides en toevoegen van extra oefeningen.

Mensen geven vaak aan dat ze mijn slides mooi vinden, maar dat ze zoiets zelf niet kunnen omdat ze ‘geen designer zijn’. Maar ik ben ook geen designer (van opleiding ben ik ingenieur biochemie en journalist).
Vaak bestaan mijn slides enkel uit kleurvlakjes, icoontjes en tekstvakjes. Ik ben wel consequent in het gebruik van de groene huiskleur en ons lettertype. Ik zet ook niet te veel tekst op een slide en maak de tekst groot. Lees ook de blogpost Slidesign voor Dummies Deel 1 en Slidesign voor Dummies Deel 2 er eens op na als je daar extra tips wil.

Iets anders wat ik deed: de presentatiestructuur die eerst vier blokken telde, bracht ik terug naar twee overkoepelende blokken, namelijk:

  • Wat maakt je verhaal nieuws of niet?
  • Je eigen nieuwsverhaal.

Daaronder zitten natuurlijk nog steeds zaken als ‘Wie beslist er of je verhaal in het nieuws komt?’ of ‘Wat kan je helpen?’ of ‘Hoe schrijf je een persbericht?’, maar door er overkoepelend twee blokken van te maken creëer je meer duidelijkheid bij de deelnemers.

Ik kies ook een ander openingsverhaal dan de twee die ik had klaarstaan en voeg nog extra oefeningen toe (rode kaders).

Ik begin me nu zorgen te maken over de timing. Is dit voldoende materiaal? Of net veel te veel? Ik vind het moeilijk in te schatten omdat ik deze nieuwe workshop nog nooit gaf. Veel hangt af van de interactie met de deelnemers.

Ik bekijk al op voorhand welk stukken of oefeningen ik eventueel kan laten vallen als de presentatie te lang duurt en zet helemaal achteraan enkele slides die ik kan toevoegen voor het geval ik sneller door mijn materiaal ben dan verwacht.

Stap 7: Twee minuten voor de workshop

Het is nu 2 minuten voor de workshop en ik kan het niet laten om nog steeds aanpassingen te doen. Enerzijds gaat het over de volgorde van een aantal slides, anderzijds krijg ik nu de namen en contactgegevens van bijvoorbeeld de communicatiedienst van de organisatie. Die laat ik in een mediaworkshop graag zien aan de deelnemers, want zij zijn belangrijke spilfiguren in het hele media-gebeuren.

Merk ook op dat ik de workshop pas tussen stap 6 en 7 naar het Engels vertaalde. Ik deed die vertaling vrij laat in het proces. Voordeel daarvan is dat je de workshop kan opstellen en tijdens het maakproces niet te veel moet nadenken over juiste Engelse verwoordingen die je nadien toch schrapt. En ik heb de workshop binnenkort toch ook nodig in het Nederlands.

Stap 8. Herwerk

We zijn nu na de workshop. Die is goed gegaan, al zat er één wetenschapper in de zaal die zich echt wel heel hard tegen de media kantte – “aasgieren belust op sensatie”, zoiets – en daardoor een vijandige houding aannam.

Dat is zijn goed recht natuurlijk en het is een van de redenen waarom ik de mediaworkshop graag geef: ik wil het misverstand dat wetenschappers en journalisten twee strijdende partijen zijn de wereld uithelpen. Ze trekken echt aan hetzelfde zeel, maar hebben een volledig andere insteek om een onderwerp te benaderen. En dat botst soms.

Door die ‘vijandige’ houding was er meer interactie dan verwacht en had ik te veel materiaal. Goed dus dat ik op voorhand keek welke stukken eventueel konden wegvallen.

Op de treinrit naar huis pas ik direct dingen aan, want volgende week geef ik deze workshop opnieuw, maar dan in het Nederlands. Aanpassen en verbeteren zal overigens nog een tijd gebeuren, waarschijnlijk na elke workshop. Naast wat structuur, pak ik ook nog het design aan en kies ik toch nog een ander begin. Het is al het vierde begin dat ik probeer. Maar je begin is belangrijk.

Je werkt eraan, aan zo’n presentatie. Stap voor stap…
Want zo’n ding is eigenlijk nooit af.