Een nieuwe presentatie maken doe je zo (stap voor stap) – Deel 1
Recent herwerkten we onze mediaworkshop. We pasten niet zomaar een aantal slides aan, maar bouwden de hele presentatie van nul weer op. De stappen die ik daarvoor nam, deel ik graag want het kan jou in de toekomst zeker helpen als jij eens een nieuwe presentatie moet maken.
Omdat het een uitgebreide blogpost is, splitsen we hem in twee delen. In dit eerste deel werken we tot een min of meer ingevulde structuur in PowerPoint. In deel twee voegen we oefeningen toe en werken we de presentatie helemaal af.
Stap 1. Werk op papier en verzamel informatie
De eerste stap bij het maken van een nieuwe presentatie is niet je laptop openen en PowerPoint opstarten. Als je dat doet, hang je direct vast aan het PowerPoint-keurslijf en ben je al van de eerste minuut bezig met de volgorde van de info en het design. Nog voordat je goed weet wat je nu allemaal zal vertellen.
Je eerste werk is dus om informatie te verzamelen en je ideeën uit te werken op papier (of een tekstverwerker). Werken op papier vind ik in deze fase een stuk vlotter: ik hou een beter overzicht op welke dingen ik allemaal wil vertellen en kan er later ook nog eens naar teruggrijpen. Je kan ook gemakkelijk nieuwe dingen of concepten aanvullen terwijl je ze ontdekt.
Voor de mediaworkshop haalde ik mijn informatie voornamelijk uit:
- Onze oude mediaworkshop en ons eigen boek.
- Het boek ‘Schrijven met impact’ van Ann de Ron
- Een lezing van VRT-wetenschapsjournalist Koen Wauters op Sound of Science
- Een lezing van VRT-journalist (en coördinator van Universiteit van Vlaanderen) Kathleen Bracke
- Een andere mediaworkshop die collega Hans vroeger maakte.
- Mijn eigen ervaring als (wetenschaps)journalist
Op het einde van de rit zag mijn workshop er uit als de foto hieronder: een hoop gekrabbel op papier. Met alle informatie verzameld en min of meer gestructureerd, is het tijd om PowerPoint te openen.
Stap 2. Je structuur in Powerpoint
Maak nu een aantal slides aan die de ruwe structuur weergeven. Dat doe je aan de hand van je papieren notities. Hou je nog niet bezig met design, aantal woorden of volledigheid en focus enkel op de structuur. In het begin van mijn maakproces bestond de workshop uit de volgende drie delen (zie de groene, omkaderde slides in onderstaande afbeelding)
- Wat is nieuws?
- Wie beslist of iets in de media komt?
- Hoe bouw je jouw nieuwsverhaal op?
Later in het proces verandert hier nog heel wat aan, maar het is een goed begin. Achter elke groene slide voeg ik slides toe met concepten waar ik over wil spreken. Zo weet ik zeker dat alles wat ik wil vertellen een plek kan krijgen binnen de structuur die ik net opstelde.
Ik worstel ook nog wat met het openingsverhaal van de workshop (zie slide 2 op onderstaande afbeelding). Het is een goed verhaal dat ik ook gebruik om de pitchworkshop te openen, maar ik ben niet zeker of het wel echt past bij de mediaworkshop.
Stap 3 en 4. Vul de structuur op met informatie
Vul nu de structuur verder op zonder je iets aan te trekken van design. Wat ik in eerste instantie deed, was in de oude mediaworkshop op zoek gaan naar bruikbare slides (zie hieronder).
Ik deed ook al wat eerste pogingen om de nuttige informatie die ik uit andere bronnen haalde een plek te geven (zie hieronder).
Tot slot kreeg de presentatie nog een vierde structuurblok, getiteld “hulp” (zie goed omkaderde slides hierboven). Met daarin informatie over wie je allemaal kan helpen als je in de media wil komen. Als je ons boek las of ooit een workshop volgde, weet je dat we vier structuurblokken wat veel vinden. Later zoek ik nog een manier om daar drie blokken van te maken. Drie blijft beter hangen.
Ik blijf ook worstelen met het openingsverhaal van de workshop en ik voeg alvast een alternatief begin toe dat ik kan gebruiken. Maar ik ben nog niet zeker welke van de twee de beste opener is. (spoiler: uiteindelijk gebruik ik geen van die twee en ga ik op zoek naar een derde openingsverhaal.)
Nadat je deze stappen zette, heb je een presentatie die vrij goed gestructureerd is en gevuld is met de belangrijkste info. Het is geen kladversie meer, maar zeker nog geen afgewerkt geheel. In het tweede deel van deze blogpost werken we de presentatie af.
Dus: (1) verzamel eerst informatie. Werk iets uit op papier (of in een tekstverwerker) en (2) Zorg eerst voor een structuur in PowerPoint. Dat maakt het vervolg veel gemakkelijker.