Op congres in het buitenland: met het vliegtuig, de trein, of ga je beter niet?

Weinig personen reizen zo vaak de wereld rond als wetenschappers. Internationale congressen, summer schools, meetings… Dat een vliegtuigreis slecht is voor het klimaat, dat weten we al. Maar wist je dat de ecologische voetafdruk van een slechte congrespresentatie of wetenschappelijke poster even groot kan zijn? Hoog tijd om daar iets aan te doen!

Minder vliegtuigreizen

Verschillende Vlaamse universiteiten hebben initiatieven genomen om het aantal vliegtuigreizen terug te dringen. Zo besliste de UAntwerpen dat hun medewerkers enkel het vliegtuig mogen nemen als de treinreis meer dan 8 uur duurt. Dus op congres naar Marseille? Prima, met de trein. Want een vliegreis belast het milieu volgens wetenschappers zeven tot elf keer zoveel als dezelfde reis per trein.

Wij kunnen we dit initiatief alleen maar ondersteunen. Zelf verplaatsen we ons zoveel mogelijk met het openbaar vervoer en de fiets.

Wist je dat je via Blue Bike in alle grotere Belgische treinstations fietsen kunt huren voor slechts een paar euro’s per rit? Dankzij de combinatie van trein en fiets kunnen we de auto thuislaten om workshops te geven. En naar het buitenland reizen we waar mogelijk met de trein.

Maar heeft je verblijf ook écht impact?

Als je dan toch beslist om naar het buitenland te reizen, dan wil je natuurlijk dat je verblijf iets oplevert. Stel dat je jouw onderzoek of project moet presenteren, via een poster of een presentatie. Dan is het fijn als personen je er nadien over aanspreken, met je willen samenwerken, of wie weet zelfs je onderzoek of project willen financieren.

Maar in de praktijk leveren buitenlandse congressen of meetings vaak weinig op. Omdat de presentaties of posters saai zijn, onduidelijk, of helemaal niet afgestemd op het publiek.

In plaats van potentiële fans aan te trekken, stoot je ze af. Tijdens de receptie of lunch probeer je het nog goed te maken, maar ook daar slaag je er niet in om kort en overtuigend te vertellen wat je onderzoek precies inhoudt en waarom het relevant is.

Hoe maak je het verschil met je presentatie of poster?

Hoog tijd dus om een halt toe te roepen aan presentaties en posters die geen resultaat opleveren. Want ze zorgen voor een massaal verlies aan tijd, energie en inspanning, zowel van jou als het publiek. En ze vergroten alleen maar je ecologische voetafdruk, want zelfs al reis je met de trein, als het verblijf niets oplevert blijf je beter gewoon thuis.

Hoe zorgen we er dan voor dat onze presentaties of posters wel een verschil maken?

1. Vertrek met een duidelijk doel voor ogen

Een paar dagen New York, Barcelona of Tokio. Klinkt niet slecht. Maar in plaats van jezelf pas op het vliegtuig af te vragen wat je precies gaat vertellen en wat je er gaat doen, moet je deze vragen veel eerder stellen. ‘Het staat goed op mijn cv’ is geen voldoende antwoord. Welke impact wil je bereiken? En ben je bereid om voldoende tijd vrij te maken om je presentatie of poster goed voor te bereiden?

Wat wil je écht bereiken? In plaats van een waslijst aan doelen voorop te stellen, is het beter om één duidelijk doel te kiezen.  Je richt je presentatie of poster dan ook daarop. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar samenwerking, vermeld dat dan, zodat het publiek je erover kan aanspreken.

2. Wat heb je het publiek te bieden?

Jij kunt een duidelijk doel voor ogen hebben, maar het publiek zal pas interesse tonen in je werk, als je hen ook iets te bieden hebt. Dus in plaats van in je presentatie of poster enkel een overzicht te geven van al wat je hebt gedaan, vraag je jezelf beter af welke interessante boodschap jij hebt voor je publiek.

Kies een boodschap die is afgestemd op het specifieke publiek. Copy and paste van wat je op een eerder congres al hebt getoond, is dus geen optie! Zoek vooraf uit wie aanwezig zal zijn en zoek uit wat jij voor hen kunt betekenen. Hoe meer jij hen te bieden hebt, hoe gemakkelijker zij je willen helpen om jouw doel te bereiken.

3. Oefen, oefen, oefen

Ik weet dat je een drukbezet persoon bent. De week voor je congres zal je al blij zijn dat je de presentatie of poster op tijd hebt kunnen doorsturen. En de dagen voor je vertrek verdrink je waarschijnlijk in de berg dringende taken, waardoor je pas onderweg naar je bestemming je slides of poster kunt bekijken. Doordat je geen tijd hebt om alles grondig in te oefenen, zal je presentatie geïmproviseerd en weinig professioneel overkomen. Een gemiste kans om je publiek te overtuigen…

Begin minstens een week voor je presentatie te oefenen. Wat ga je vertellen en hoe? Doe het luidop en sta recht, alsof je voor je publiek spreekt. En film jezelf ook eens. Dat is confronterend, maar je ziet meteen wat je verbeterpunten zijn. Hoe vaker je vooraf oefent, hoe vlotter het zal gaan en hoe meer zelfvertrouwen je zult voelen.

Toch maar beter thuisblijven?

De meest ecologische optie? Thuisblijven! Of toch niet? Als wetenschapper is het zeker zinvol om deel te nemen aan congressen of meetings in het buitenland. Maar voordat je je koffers begint te pakken, stel jezelf de volgende vragen:

1. Is het écht zinvol om te gaan? Zo ja, kies dan een duidelijk doel.
2. Heb ik iets te bieden aan het publiek? Zo ja, richt je presentatie of poster dan op datgene wat jouw onderzoek of project boeiend maakt voor je publiek.
3. Ben ik bereid om tijd vrij te maken om mijn presentatie of poster voor te bereiden en in te oefenen? Zo ja, blokkeer dan meteen oefentijd in je agenda.
4. Kan ik desnoods ook online deelnemen en vanop afstand mijn onderzoek presenteren? Hier vind je heel wat tips om online te presenteren met impact.

Geraak je ter plaatse met de trein, bus of fiets? Nog beter!

Veel succes met je volgende congres en stuur ons een tweet of mail met het resultaat?

Enkele getuigenissen van onderzoekers die met hun presentatie of poster scoorden in het buitenland:

Bedankt om mijn visie op posters te veranderen. Dat loont! De BOU (British Ornithology Union), organisator van het congres riep mijn poster uit als beste ECR (Early Career Researcher) poster. – Ruben Evens, onderzoeker

Ik wou je nog eens bedanken om me verder te helpen via The Floor is Yours. Niet lang na Signapore gaf ik ook een keynote in Dusseldorf en kreeg ik een uitnodiging voor een keynote, een podcast en een smart talk. Dankzij jouw tips probeer ik er steeds het beste van te maken. – Johan Pion, docent HAN University of Applied Sciences, kreeg een coaching voor zijn presentatie in Signapore

Wil jij ook scoren op het volgend congres met je presentatie of poster? Contacteer ons vrijblijvend voor een coachingsessie.