Bereid je presentatie voor in 5 stappen

Tim houdt van wielrennen. Hij heeft zich ingeschreven voor een belangrijke wedstrijd. De maanden vooraf zijn volledig gevuld met de perfecte fiets te zoeken, het mooiste truitje en de beste beenontharing. Helaas blijft er geen tijd meer over om nog te trainen of het parcours te bestuderen.

Wat denk je: zal Tim een ereplaats behalen? Waarschijnlijk niet. De kans is zelfs klein dat hij de finish bereikt.

Het klinkt logisch: zonder training lukt het nu eenmaal niet. Voor wielrennen begrijpen we dit meteen, maar voor presentaties vinden we het de normaalste zaak om ongeoefend voor een publiek te staan. Daar klopt iets niet.

Veel presentatoren bereiden zich voor zoals Tim. Alle tijd gaat naar hun slides. Daardoor komen ze er niet meer toe om hun presentatie ook nog in te oefenen, of een strategie te bedenken om de grootste impact te behalen. Het resultaat? Een geeuwend publiek, dat er niets van begrijpt.

Hoe bereid je je dan wel best voor? Hier komt ons vijfstappenplan:

Stap 1: brainstorm

Wat is je hoofdboodschap? Wat wil je dat het publiek onthoudt of doet? Denk daar goed over na, want het vormt de basis van je presentatie. In plaats van te focussen op wat je zelf belangrijk vindt, ga je op zoek naar wat nuttig en interessant is voor je publiek. Stem je boodschap daarop af.

De beste plek voor zo’n brainstorm? Vaak is dat niet je bureau. Ik bedenk bijvoorbeeld de beste ideeën in een koffiebar, maar misschien verkies jij wel de hangmat, of een bankje in het bos?

Stap 2: structuur

Nadat je het licht hebt gezien, giet je jouw ideeën in een bruikbare structuur. Daarvoor neem je een wit blad, dat je opdeelt in drie. Het bovenste vak dient voor je intro. Schrijf op welk probleem je behandelt en hoe jij daarop een antwoord biedt.

In het middendeel kies je drie hoofdvragen die je tijdens je presentatie zult beantwoorden. Je mag elke vraag nog verder onderverdelen en in enkele woorden beschrijven wat je erover wil zeggen.

Het onderste deel dient voor je conclusie. Wat wil je dat je publiek onthoudt? Geef je hoofdboodschap mee en sluit af met een call to action.

Stap 3: test uit

De structuur staat op papier. Breng nu je presentatie al eens luidop.

‘Maar ik heb nog geen slides!’ hoor ik je denken. Klopt, je doet het voorlopig nog zonder slides.

Check hoeveel tijd je nodig hebt om alles te vertellen. De kans is groot dat je nog moet schrappen om binnen de tijd te blijven. Je merkt misschien dat bepaalde stukken stroef gaan. Of dat je ze zelf niet helemaal snapt. Geen probleem: nu kan je nog bijschaven.

Stap 4: slides

Eindelijk mag je laptop open voor de slides. Waarvoor dienen die? Als houvast voor je publiek, of om je boodschap te visualiseren. Waarvoor niet? Als hand-out waarop je alles dumpt wat je te binnen schiet.

Waarom is het geen goed idee om bij stap 1 al meteen slides uit te werken? Je weet nog niet hoe je presentatie er zal uitzien. De kans is groot dat je later die ene slide moet schrappen waar je zo fier op bent en waar je zoveel tijd in hebt gestoken. Autsj, dat doet pijn.

Stap 5: oefen (x5)

De inhoud zit goed, de slides zijn klaar. Nu komt het echte werk: oefen je presentatie. Hoe? Luidop, rechtopstaand, voor de spiegel en liefst nog voor de camera. Waarom voor de camera? Omdat je dan meteen ziet hoe je overkomt. Niet om aan te zien? Besef dan: dat krijgt je publiek ook te zien. In plaats van je te deprimeren, werk je eraan tot het goed zit.

Hoe vaak oefen je? Dat hangt van jou af. Sowieso vijf keer. Want de eerste keer zal het resultaat slecht zijn. De tweede? Nog steeds slecht. De derde? Al wat beter. De vierde? Het begint te komen. De vijfde? Ja, dat is al redelijk goed.

Dus: hoe duidelijker je hoofdboodschap, hoe gemakkelijker je structuur, hoe vlotter je oefening en hoe sneller je passende slides maakt. En hoe vaker je oefent, hoe minder stress je zult voelen tijdens je presentatie.

‘Maar, daar heb ik geen tijd voor’

De vijf stappen doorlopen lijkt tijdsintensief. De eerste keer zal het misschien wat langer duren, maar hoe vaker je het doet, hoe vlotter en sneller het lukt. En vooral: hoe groter de impact. Want daar gaat het toch om? (Nog een fijn extraatje: jij zult meer plezier uit je presentatie halen!)

Schrijf die vijf stappen in spiegelschrift op een post-it en plak die op je voorhoofd, zodat je bij je volgende presentatie weet hoe je aan de slag moet gaan.

De vijf stappen op een post-it (in spiegelschrift):

Voor de spiegel:

Wil je meer weten over…

• hoe je jouw presentatie start op een manier die ze nooit meer zullen vergeten;
• een structuur waarbij je publiek ook na tien minuten nog steeds met open mond luistert;
• slides die op hun netvlies blijven hangen?

Lees dan ons boek ‘The Floor is Yours: leren presenteren van applaus tot brainstorm’.

(Foto kookvoorbereiding homepage: Caroline Attwood, foto fiets: Rob Bye)