3 tips om te communiceren op maat van je publiek
Nele begon 3 maanden geleden als participatiedeskundige bij de overheid. Haar taak? Collega’s overtuigen om burgers meer te betrekken bij infrastructuurwerken.
In haar presentatie deelde ze haar visie op participatie. We lezen termen als “geïntegreerd planproces”, “aangepaste procesarchitectuur” en “afwegingskader opstellen”.
“Mij zegt dat eigenlijk niets,” geeft een deelnemer toe die ook bij het project betrokken is. Participatie is nu eenmaal zijn expertise niet.
“Het is een taal die ik niet begrijp. Als ik zo’n termen hoor sluit ik me af, totdat het wat concreter wordt.”
“Echt?”, vraagt Nele verwonderd. “Ik dacht net dat ik het zo moest uitleggen, zodat jullie het zouden begrijpen.” Niet dus.
Herkenbaar?
Les 1 van elke communicatie-opleiding: hou rekening met je doelgroep.
Klinkt logisch, maar doe jij het? Neem je echt de tijd om jouw boodschap af te stemmen op je doelgroep?
Veel sprekers slaan de bal volledig mis. Het resultaat: het publiek haakt af en als spreker voel je dat er meer in die presentatie zat.
Gelukkig kan het anders.
Laten we eerst inzoomen op Nele’s boodschap.
Eén van de deelnemers zegt aan Nele dat haar voorstel nog te vaag is. En dat ze geen algemene lezing mag geven over participatie. Nele vindt deze opmerking onterecht.
Waar is de projectbetrokkene dan wel naar op zoek? Naar concrete antwoorden op vragen als:
- Hoe ziet participatie eruit?
- Hoeveel kost het ons extra?
- Vertraagt dit niet het hele traject?
- Waarom zouden we het doen?
- Wie gaat het doen?
“Maar dat kan ik je nog niet vertellen,” komt Nele tussen, “want eerst moeten we beslissen welk traject we gaan volgen. De andere zaken komen pas later.”
Jij wilt als spreker alles vertellen over dat ene thema, over die ene nota. Je wilt zo volledig mogelijk zijn, om zeker geen belangrijke details te vergeten.
Maar je publiek heeft andere prioriteiten. En jij moet inspelen op die noden.
Hoe dan?
Door deze drie tips te volgen. Zodat jouw presentatie helemaal op maat van je publiek is.
1. Vertrek vanuit hun situatie.
Ga in de schoenen van je publiek staan.
Beeld je in dat jij verantwoordelijk bent voor de heraanleg van een kruispunt. Lig je echt wakker van participatie? Waarschijnlijk niet. Je wil vooral dat je nieuwe kruispunt er binnenkort ligt, binnen het voorziene budget, op tijd, en zonder te veel weerstand van de bewoners.
Ha! Daar is een link naar participatie. Want participatie kan helpen om de weerstand te verkleinen. En dat vinden de verantwoordelijken wél belangrijk.
Start je verhaal dus met de weerstand van de bewoners en werk zo toe naar de noden van je publiek.
2. Maak het concreet.
Om iets te snappen, moet je je publiek er een beeld van kunnen vormen.
Geef een voorbeeld, iets wat je publiek kan vatten. Want de “sociale eigenschap van infrastructuur” creëert niet meteen een beeld bij je publiek.
“Ja, maar”, komt Nele tussen. “We hebben nog geen case om te tonen hoe dat er precies uitziet.”
Geen probleem, neem desnoods een voorbeeld van een buitenlands project waar participatie succesvol is toegepast.
Wat vooral van belang is: je publiek moet zich eerst een beeld kunnen vormen over wat je precies bedoelt.
3. Laat ruimte voor feedback.
Voorzie ruimte om in gesprek te gaan met je publiek, in plaats van de tijd die je krijgt helemaal op te souperen aan een lange monoloog.
Wil je hun mening? Maak dat dan in je intro al duidelijk. En stel concrete vragen. Maar houd wel de timing in het oog, zodat je niet verzandt in een eindeloze discussie.
Dus, samengevat: wat staat je te doen bij je volgende presentatie?
Begin niet als een gek slides te vullen. Neem eerst even tijd om na te denken over
- wie je publiek is,
- wat hun prioriteiten of noden zijn, en
- wat je van hen verwacht.
Zo is het succes van je presentatie geen lucky shot, maar een welgemikte schot in de roos.
————–
Wil je meer leren over hoe je met jouw boodschap écht impact kunt hebben bij beleidsmakers? Boek dan onze nieuwe workshop Science4Policy.
————–