Hoe organiseer je een Research Day die blijft hangen?

In theorie is een Research Day hét moment binnen je organisatie waarop onderzoekers en collega’s ontdekken waar anderen mee bezig zijn, waar ze ideeën uitwisselen. Tenminste, dat is de bedoeling.

In de praktijk bestaat zo’n dag vooral uit langdradige presentaties. Het resultaat? Deelnemers zitten uren te luisteren, wachten op de koffiepauze en praten tijdens de lunch vooral met collega’s die ze al kennen. 

Bij IDLab herkenden ze dat probleem.

Lessen uit de imec IDLab Research Day

IDLab, een onderzoeksgroep van UAntwerpen, UGent en imec, brengt tijdens zijn jaarlijkse Research Day ongeveer 300 onderzoekers en medewerkers samen. 

Tot voor kort zag het programma er behoorlijk klassiek uit. Op één voormiddag stonden maar liefst 27 mensen op het podium: 15 PhD-onderzoekers, 9 professoren en de directie. Alleen al de PhD-presentaties namen meer dan twee uur in beslag.

De bedoeling was logisch: iedereen zichtbaarheid geven. Maar het effect was bijna het tegenovergestelde. Uiteindelijk kreeg bijna niemand echt aandacht.

IDLab vroeg ons om mee na te denken over een ander format. Zo pakten we het aan.

1. Geef sprekers minder tijd

De 15 PhD-onderzoekers kregen oorspronkelijk elk negen minuten spreektijd. We brachten dat terug naar drie minuten. 

Op een Research Day hoeft een onderzoeker niet het volledige onderzoek uit te leggen. De presentatie moet vooral duidelijk maken waar het onderzoek over gaat, waarom het interessant is en voldoende nieuwsgierigheid creëren om tijdens de koffiepauze of een netwerkmoment verder te praten.

In drie minuten lukt dat prima. Geef je meer tijd, dan ontstaat al snel de neiging om er meer context, meer resultaten en meer methoden bij te plakken. 

Korter presenteren werkt natuurlijk alleen als je sprekers daarbij ondersteunt. Daarom coachten we de onderzoekers vooraf in een workshop om hun verhaal terug te brengen tot de essentie en die helder te brengen in drie minuten.

2. Laat ze praten met elkaar

Een presentatie kan prikkelen, maar geeft weinig ruimte voor gesprek. Wil je dat collega’s praten en netwerken met elkaar? Dan moet je daar tijd voor vrijmaken in je programma. 

Na de korte presentaties organiseerden we daarom een wetenschappelijke posterbeurs. Daar konden deelnemers verder praten met de onderzoekers van wie ze meer wilden weten.

Zo hoeven de presentaties niet langer álles te bevatten, maar worden ze een gespreksopener. Bovendien konden via de posterbeurs veel meer onderzoekers hun werk tonen dan alleen de mensen die op het podium stonden. 

Natuurlijk wilden we tijdens de posterbeurs de klassieke valkuil vermijden van wetenschappelijke posters vol tekst waar nauwelijks iemand naar kijkt. Daarom pakten we ook de posters zelf aan. De onderzoekers kregen training in het maken van een pitchposter: een posterformat dat snel de kern van het onderzoek toont en uitnodigt tot gesprek.

3. Geef niet iedereen automatisch een presentatie

Op veel Research Days wordt eerst bepaald wie spreekt en daarna hoeveel minuten die persoon krijgt. Draai die logica om: wat moet het publiek van deze persoon horen, en welk format werkt daar het best voor?

• De negen proffen hielden hun podiumplek, maar ook zij brachten hun verhaal terug tot drie minuten. Omdat hun agenda’s behoorlijk gevuld zijn, coachten we hen op voorhand individueel en heel gericht.
• Voor de directie kozen we bewust géén presentatie. Na alle pitches zit niemand te wachten op nog een presentatie met publicatiecijfers, nieuwe medewerkers en interne ontwikkelingen. In plaats daarvan werd het een kort interview met de moderator, ondersteund met enkele beelden. Je krijgt zo een veel levendiger en afwisselender format waarbij je dezelfde informatie aan bod kan laten komen.

4. Zoek een moderator

Een goede moderator doet veel meer dan sprekers aankondigen. Die bewaakt het tempo, maakt vlotte overgangen, betrekt het publiek en zorgt ervoor dat tientallen losse bijdragen toch als één geheel aanvoelen.

Bij deze Research Day nam Toon Verlinden van The Floor is Yours die rol op zich. Achteraf hoorden we opnieuw een reactie die we vaker krijgen na onderzoeksevents: ‘Een goede moderator is goud waard.’

Toch is moderatie vaak een van de eerste posten waarop organisatoren besparen: iemand uit de organisatie ‘doet het er wel even bij’. Daarmee onderschatten ze hoeveel verschil zo’n persoon maakt voor tempo, samenhang en energie van het publiek.

Van een lange voormiddag naar 90 minuten luisteren én 90 minuten praten

Het drie uur durende hoofdpodiumprogramma werd dus teruggebracht naar een snedige en zinvolle 90 minuten, waarbij elke spreker wist wat er moest blijven hangen.

De overige 90 minuten kwamen vrij voor posters, gesprekken en nieuwe contacten. Net het onderdeel dat tijdens een Research Day makkelijk ondergesneeuwd raakt wanneer presentaties uitlopen.

En dat verschil werd opgemerkt:

‘Heel veel mensen zeggen me: ‘Maarten, het format van de dag is keigoed.’ En dat is natuurlijk ook de verdienste van The Floor is Yours. De training hielp ook enorm om mensen de essentie te laten vertellen in drie minuten.’

Maarten Weyn
Director IDLab Antwerpen en Vicerector Onderzoek UAntwerpen

De belangrijkste les?

Een goede Research Day is geen verzameling presentaties.

Je ontwerpt een programma rond wat je wilt dat deelnemers doen: ontdekken, nieuwsgierig worden, met elkaar praten en nieuwe verbindingen leggen. 

Presentaties kunnen daar zeker bij helpen. Maar soms bereik je meer door standaardpresentaties te beperken en bewust te kiezen welk format het doel het best dient.

Organiseer je zelf een Research Day of onderzoeksevent en voelt het programma soms als een lange reeks presentaties? Wij helpen het programma herdenken, coachen de sprekers en modereren  de dag.