Hoe een presentatie van vijf minuten onze levens veranderde

Als iemand beweert dat een presentatie geen impact heeft, dan antwoorden we dat een presentatie van vijf minuten onze levens veranderde. Dit is het vervaal van The Floor is Yours, en hoe wij – Toon Verlinden en Hans Van de Water – tot het besluit kwamen dat we iets moesten doen aan saaie en onduidelijke presentaties. Het ging zo:

Toon:

Ik ben industrieel ingenieur biochemie en journalist van opleiding. In 2009 ga ik aan de slag als verantwoordelijke Research en Wetenschapscommunicatie bij een hogeschool. Ik kom er in contact met een waterzuiveringsproject in Ghana, waar ik mee mijn schouders onder zet. Begin 2012 nodigt de Vlaamse overheid me uit met de vraag of ik zin heb om op Wereldwaterdag een presentatie te geven over het project in Ghana. En of ik daar zin in heb!

Ik werk al drie jaar aan het project; het is mijn passie. En ik krijg maar vijf minuten om er iets over te vertellen?

Niet veel later komt de mail met praktische informatie én de harde waarheid binnen. ‘Je krijgt vijf minuten om je project te presenteren.’ Ik knipper met mijn ogen. Ik werk al drie jaar aan het project; het is mijn passie. En ik krijg maar vijf minuten om er iets over te vertellen? Niet eenvoudig. Daarbij komen er voor en na mij nog minstens vier andere sprekers. Het wordt pittig om de aandacht van het publiek te krijgen én vast te houden terwijl ik mijn verhaal vertel.

Maar waarover wil ik eigenlijk vertellen? Ik neem een notablok en maak een lijstje. Er moet zeker iets in over Ghana en zijn cultuur, iets over waarom we de mensen daar van drinkbaar water willen voorzien en natuurlijk ook iets over hoe we de installaties bouwen, iets over de partners waar we mee samenwerken, iets over de zuiveringstechniek en o ja: iets over de acties die we in België organiseren om het project te financieren. Na even brainstormen heb ik een lijst van ongeveer dertien onderwerpen.

Dertien onderwerpen en vijf minuten om ze te presenteren. Dat is ongeveer 23 seconden per onderwerp. Veel te veel dus. Ik start met schrappen. Mijn Wereldwaterdagpubliek wil iets horen over water. Onderwerpen zoals de inzamelacties in België of de Ghanese cultuur moeten er dus aan geloven. Ik schrap tot er maar drie onderwerpen over zijn. Helemaal in het begin van de presentatie zal ik starten met een slide waarin ik het publiek uitleg dat ik hun alleen maar de meest relevante info vertel, omdat ik geen tijd heb voor het volledige verhaal. Die slide noem ik JERI, want ik geef het publiek Just Enough Relevant Information. Het is mijn manier om uit te leggen dat het project veel ruimer is dan wat ik hun zal laten zien en een excuus voor mezelf om – in mijn ogen – belangrijke informatie niet te vertellen.

De mensen lachen als ik hun de JERI-slide toon. Ze begrijpen dat ik niet alles kan vertellen en zijn blij dat ik me aan de tijd houd.

Op 22 maart, Wereldwaterdag, is het zover. Na een aantal sprekers mag ik het podium op. De mensen lachen als ik hun de JERI-slide toon. Ze begrijpen dat ik niet alles kan vertellen en zijn blij dat ik me aan de tijd houd. Ik vertel over de twee installaties die we al gebouwd hebben en over de verschillende partners met wie we samenwerken. De mensen zijn aandachtig en op het einde komt er een stevig applaus. Publiek en organisator tevreden, want ze hebben op korte tijd een paar leuke dingen bijgeleerd. Missie geslaagd. Ik zet me terug op mijn stoel en daarmee is de kous af. Dat denk ik toch, want ergens in het publiek zit Hans Van de Water.

Hans:

Om eerlijk te zijn: ik was eigenlijk voorbestemd om mijn leven te wijden aan ontwikkelingssamenwerking. Als tiener geeft mijn prille sociale geweten al aan dat er iets grondigs fout zit met de verhoudingen op deze planeet. Ik studeer politieke wetenschappen, ben actief in allerlei organisaties en trek voor mijn thesis het Mexicaanse regenwoud in om onderzoek te doen naar de impact van een intern conflict.

Na enkele jaren werken voor een NGO, kom ik in 2006 bij VLIR-UOS terecht, een organisatie die samenwerking mogelijk maakt tussen universiteiten en hogescholen in Vlaanderen, en universiteiten in Afrika, Azië en Latijns-Amerika.

Ik interesseer me al langer voor wetenschappelijk onderzoek, maar in mijn nieuwe functie herontdek ik dat wetenschap wel degelijk de wereld kan veranderen. Ik krijg de kans om als communicatieverantwoordelijke niet alleen VLIR-UOS naar buiten te brengen, maar ook om onderzoekers te helpen om hun eigen verhaal te vertellen. En net daar gaat het vaak fout.

Telkens merk ik hetzelfde patroon op: achter de schermen zijn de onderzoekers fantastische vertellers, maar eenmaal op het podium wordt het saai en onduidelijk.

Ik organiseer regelmatig events met presentaties over de projecten die we financieren. Natuurlijk kies ik er dan diegene uit waarvan ik weet dat ze spectaculaire dingen hebben bereikt. Maar telkens merk ik hetzelfde patroon op: achter de schermen zijn de onderzoekers fantastische vertellers, maar eenmaal op het podium wordt het saai en onduidelijk. Het resultaat: een presentatie die niemand blij maakt. En ik zie het op alle events waar ik naartoe ga.

Wat is er toch mis met die presentaties? Het frustreert me mateloos. Bestaat er een manier om uit te rekenen hoeveel al die events met presentaties ons als samenleving jaarlijks kosten, terwijl ze niets opleveren?

In 2012 organiseer ik mee Wereldwaterdag. Ik heb voorgesteld om enkele onderzoekers uit te nodigen om te vertellen over hun praktijkervaring. Het moet kort, maar krachtig zijn.

Plots verschijnt Toon op het podium. Ik voel meteen dat dit anders zal zijn. Hij glimlacht en start meteen met JERI, wat staat voor Just Enough Relevant Information. ‘Hé,’ denk ik, ‘dat is verfrissend.’

Ik herinner me de dag nog. De ene na de andere spreker verslikt zich in een overvloed aan data. Gelukkig krijgen ze maar vijf minuten, zodat de pijn niet eindeloos duurt. Plots verschijnt Toon op het podium. Ik voel meteen dat dit anders zal zijn. Hij glimlacht en start meteen met JERI, wat staat voor Just Enough Relevant Information. ‘Hé,’ denk ik, ‘dat is verfrissend.’ Zijn vijf minuten vliegen voorbij. Wow, zo kan het ook: helder en overtuigend! Ik ben onder de indruk. Zo zou iedereen moeten presenteren.

Toon:

De dag na de presentatie op Wereldwaterdag valt er een LinkedInberichtje van Hans in mijn mailbox. Hij laat me weten dat ‘mijn presentatie ijzersterk was’, dat hij ‘wil toetreden tot de JERI-fanclub’ en ‘of we eens kunnen brainstormen over wat we zouden kunnen doen met academische presentaties die vaak beschamend slecht zijn’.

Daar ga ik graag op in. We zitten een uurtje samen in Brussel en smeden meteen wilde plannen. Enkele weken later starten we een blog met presentatietips voor onderzoekers. We noemen die The Floor is Yours, want iedereen kan leren om op een podium te staan en een sterke presentatie te geven.

Ons motto: het leven is te kort voor slechte presentaties.

Hans:

Het vervolg? The Floor is Yours ontstaat in oktober 2012 als platform om wetenschappers en iedereen met een complexe boodschap te helpen om helder en overtuigend te leren presenteren. We zijn ervan overtuigd dat wetenschap en kennis de wereld kunnen verbeteren, maar niet met onduidelijke en saaie presentaties. Ons motto: het leven is te kort voor slechte presentaties.

Na onze eerste blogberichten krijgen we al snel de vraag of we ook workshops willen geven. Natuurlijk wel. En zo begint de bal te rollen. We geven nu training aan universiteiten, hogescholen en op congressen, maar ook bij bedrijven, overheden en ziekenhuizen, in België, Nederland, Duitsland, Portugal, Italië en Mexico.

Ondertussen hebben we al duizenden onderzoekers en professionals geholpen, en hopelijk jou binnenkort ook.

Al onze ervaringen uit de workshops, samen met de wijsheid uit de vakliteratuur, hebben we verwerkt in ons boek ‘The Floor is Yours’.

-----------------------------------------------------------
4 extra tips & tricks voor onderzoekers
-----------------------------------------------------------