Hoe Word is jouw Powerpoint?

Een vraag: hoe belangrijk ben jij bij je eigen presentatie? Waarschijnlijk minder belangrijk dan je zou hopen.

Het probleem: de presentatie als een document

Je beseft het misschien niet, maar de zin: ‘Ik kan er niet bij zijn, wil je de slides van je presentatie eens doorsturen?’ is een belediging.

De persoon die het vraagt, is waarschijnlijk erg vriendelijk en zonder slechte intenties, maar wat hij eigenlijk zegt, is: ‘ik heb jou niet nodig om je presentatie te begrijpen.’

… en als dat echt zo is, dan is er een probleem met jou of je presentatie. Want als spreker, als dé specialist op je onderzoekstopic, zou je toch iets zinvols moeten kunnen bijdragen aan je eigen presentatie?

Zo, nu we dat weten, kunnen we de volgende persoon die het ooit vraagt de huid vol schelden als we een uitlaatklep nodig hebben. Dat zal ze leren.

En wees maar zeker dat je in de nabije toekomst iemand tegenkomt die het vraagt. Stuur-je-slides-eens-door is een mantra dat in de hele onderzoekswereld door publiek, werkgevers en organisatoren wordt opgedreund.

Hoe vaak heb je zelf al een presentatie bijgewoond die je inderdaad gewoon kan lezen zonder dat de presentator er bij is? Eerlijk zijn.

Dat komt doordat onderzoekspresentaties vaak worden opgesteld als documenten, slides volgepropt met alle details waar de onderzoeker aan dacht. Leuk voor mensen die de presentatie niet kunnen bijwonen, want het leest bijna als een publicatie, maar rotvervelend voor mensen die wel de moeite hebben gedaan om aanwezig te zijn.

En jou valt als onderzoeker-presentator niet veel te verwijten, want omdat je iedereen (lees: bazen, geldschieters, collega’s, leken,…) tevreden wil houden, probeer je een presentatie te maken die je voor iedereen en voor elke gelegenheid kan gebruiken. Klopt?

Met als gevolg dat je in een poging om iedereen van voldoende informatie te voorzien, een tekstdocument in PowerPoint hebt gemaakt. En dat terwijl Microsoft speciaal voor jou Word heeft uitgevonden om documenten te maken en PowerPoint om presentaties te maken.

De oplossing: Handouts

Het kan ook anders: in plaats van je slides vol te steken met erg veel informatie om iedereen een plezier te doen, kan je ook bijna alles weglaten en je praatje aanpassen aan je publiek. Je komt dan nog altijd met één presentatie toe, maar hebt verschillende praatjes in je mouw. Die presentaties staan minder volgepropt en hebben jou nodig om duidelijk te zijn (dat is een goede zaak!). Dat maakt het ook leuker voor de aanwezigen.

Maar hoe vang je dan geïnteresseerden, bazen en geldschieters op die er tijdens de presentatie niet bij kunnen zijn? Je kan moeilijk huisbezoeken gaan afleggen om je presentatie voor de afwezigen opnieuw en opnieuw te geven. En toch is het erg belangrijk dat ook zij je presentatie hebben gezien. (ah ja, het zijn je bazen en geldschieters).

1. Gebruik de notitiepagina van Powerpoint

Op deze manier kan je bij elke slide wat extra uitleg schrijven. Als je de presentatie afdrukt of doormailt, staat de uitleg bij de slides maar is ze niet te zien tijdens je presentatie. Ideaal ook als de organisatie van het event je slides opvraagt om in een bezoekersmap te steken. Zo zijn je slides wel zonder jou te begrijpen, maar je presentatie niet.

De notitiepagina in powerpoint

Met de notitiepagina (hier in Powerpoint 2007), kan je notities toevoegen die wel worden afgedrukt, maar niet worden getoond tijdens je presentatie.

2. Maak een worddocument

In plaats van een notitiepagina in PowerPoint, kan je een tekst maken die je presentatie in volzinnen uitlegt. Een document dat je kan begrijpen zonder de PowerPoint slides. (Het stelt je ook in staat om om JERI toe te passen op je presentatie. Je kan de tekst na afloop uitdelen aan deelnemers die meer willen weten na het bijwonen van je presentatie. Je kan gemakkelijk referenties en extra gegevens toevoegen om je expertise te tonen. Een uitgeschreven document kan daarbij ook nog eens gebruikt worden als basis voor een publicatie. Meerdere vliegen in één klap!

Stuur dus een van de twee bovenstaande opties door naar de organisatie/management/collega’s die je slides vragen.

Conclusie: vermijd een data dump

Vermijd slides die vol staan met een data dump van je hersenen, want ze maken jezelf overbodig op het podium. Zorg daarentegen voor een aparte hand-out waar je alle gegevens in kan dumpen die je kwijt wil. Als spreker ben je immers belangrijker dan je slides.

-----------------------------------------------------------
4 extra tips & tricks voor onderzoekers
-----------------------------------------------------------